La contabilidad de costos es un elemento crucial en la administración de una empresa ya que estos representan el mayor egreso de la misma y están intrínsecamente ligados a la obtención de ingresos y son fuente de toda su área productiva; no importa si eres una compañía de manufactura, construcción, servicios, comercial o cualesquiera otro tipo de empresa. Una regla de oro en los negocios es primero conocer tus costos antes de empezar a comercializar.
Es importante saber que costear no es establecer precios, ya que estos últimos dependerán de muchas otras cuestiones tales como mercado, tipo de producto, factores externos, competencia, etcétera; Sin embargo, al conocer tus costos por lo menos conocerás el piso de tu precio de venta.
Tus costos de operación y/o producción, aún cuando son tu mayor egreso, también están completamente dentro de tu control, incluyendo aspectos tales como la calidad de tus productos y servicios o tus proveedores e insumos entre otros, es por ello que es esencial conocerlos y tener la capacidad de administrarlos.
Los costos por su naturaleza tienen naturalezas distintas, ya que tu costo total incluirá invariablemente tanto costos fijos como variables, estando entre los primeros costos de operación tales como rentas, en lo personal, también prefiero identificar los costos semi-fijos o semi-variables, que son aquellos que se presentaran constantemente pero que su monto no variará de forma significativa salvo que exista un evento extraordinario, tales costos sería por ejemplo el costo del servicio eléctrico, o mano de obra en caso de tiempo extraordinario trabajado, Por ultimo pero no por ello menos importante, los variables, son aquellos que se incluyen directamente dentro del cuerpo del producto o servicio y son parte integral del mismo y que su importe sera directamente proporcional a la variación en la prestación del servicio o manufactura del producto.
El objetivo primordial de la administración de costos es precisamente el mejorar la eficiencia y calidad de nuestros productos y servicios mientras abatimos dichos costos. Una expresión que se usa en los EEUU es "there are a thousand ways to peel a cat" y efectivamente no existe una receta secreta para lograrlo, sin embargo a lo largo de mi trayectoria he entendido que existen dos medidas que son imprescindibles para lograrlo:
Conoce tus costos
Contablemente, aunque existen criterios generales para registrar las transacciones de una empresa, es posible "mezclar" costos y gastos de operación, donde como mencioné arriba, los primeros están intrínsecamente ligados a los proceso productivos y los segundos son gastos necesarios para la operación pero no están ligados directamente al producto o servicio sino a la administración general de la compañía y administración de la operación.
Por ejemplo en la industria de la construcción y sus relacionadas los proyectos se venden bajo el esquema de precios unitarios o bien a mano alzada, donde el primero se basa en un modelo de Cost Plus (este también se utiliza en la industria maquiladora) este esquema implica que el precio de venta se determinara en base al costo unitario de cada uno de los componentes utilizados mas un porcentaje para cubrir costos y gastos indirectos y utilidad por lo que cualquier variación en el alcance del proyecto que incremente los costos, se verá reflejado en el importe de la venta lo cual asegura que no existan pérdidas a consecuencia de los cambios en el alcance. En el segundo esquema se determina un precio global que deberá cubrir todos los costos, gastos de operación y utilidad, en este caso no se prevén los cambios de alcance, los cuales deben, en caso de presentarse ser negociados para evitar pérdidas en el proyecto. Este segundo esquema se utiliza básicamente en todo tipo de industria donde se establece un precio de venta para cubrir los costos y gastos generados por la operación.
Basado en lo anterior, el no identificar nuestros costos, nos pondrá en riesgo de no ligarlos correctamente a nuestros volúmenes de venta y por ende ser susceptibles a generar pérdidas en la recuperación de los mismos. La segunda medida imprescindible es:
Registro correcto de nuestros costos
Como dije anteriormente, parte de nuestra planeación estratégica es la administración de costos, ya que si solo nos dedicásemos a registrarlos, no estaríamos generando ningún valor agregado, pero para poder eficientar los costos , no solo es necesario que los tengamos plenamente identificados sino que además el registro de los mismos sea claro y específico; existen diversos métodos de costeo, entre otros: el costeo directo, costeo estándar, costeo por órdenes de trabajo y todos los híbridos que se puedan encontrar. La parte trascendental de cualesquiera método utilicemos, es que nuestros costos vayan a la bolsa correcta, de acuerdo a nuestra actividad y se analicen correctamente las variaciones y sus raíces.
Por ejemplo en la industria de manufactura de alto volumen es común utilizar sistemas de costeo estándar ya que asume que se utiliza la misma cantidad de insumos directos en cada producto y los indirectos y fijos se aplican mediante un factor de distribución que permitirá absorberlos. en la construcción es normal utilizar el sistema de costeo directo, donde los costos se identifican por obra y así se aplican para obtener el resultado de la misma, con la complicación de distribuir los costos indirectos a cada una de ellas.
En el caso de no registrar los costos en la bolsa correcta, caemos nuevamente en el riesgo de estar presentando información incorrecta que perjudicará el proceso de planeación estratégica y abatimiento de costos.
En mi siguiente artículo hablaré de un sistema híbrido de costos que implementé en un par compañías para no solo administrar el costo, sino para prever potenciales desviaciones antes de que estas sucedieran, permitiendo cambiar estrategias y corregir el camino antes de que se presentaran pérdidas.
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