En mi artículo anterior hablé de la importancia de conocer, identificar y registrar correctamente los costos relacionados con las actividades productivas de toda compañía independientemente del ramo en e que esta se desenvuelva y como esta información puede coadyuvar o destruir el crecimiento de la organización.
Antes de comenzar con el caso de éxito, debo aclarar que la producción en función de ordenes o proyectos requiere que existan algunos elementos importantes en el proceso, estos elementos son:
1. Los materiales y mano de obra deben de ser fácilmente relacionados con la orden de producción
2. Es obligatorio tener una lista de materiales (BOM por sus siglas en inglés) específica para la orden de producción/proyecto
3. La orden de producción/proyecto deberá estar calendarizada
4. Debe existir una lista de tareas, equipos y recursos necesarios para dicha orden de producción.
Es importante mencionar también, que es común que este sistema de costeo se utilice para proyectos que duran algún tiempo razonable en ejecutarse, ya que para la producción en serie es mas común el uso de sistemas de costeo estándar.
En el caso de las historias de éxito que voy a platicar, estas se desenvolvieron en la industria de protección contra incendio y en la industria de bombas industriales de especialidad, ambos casos requerían de varias semanas e incluso meses para poder completar el proyecto o la orden de producción. Tal como mencioné en mi artículo previo, la administración de costos no debe encargarse solo de registrar e informar "a toro pasado" lo que sucedió sino también prever potenciales desviaciones y abatir costos siempre que sea posible; esto independientemente de la etapa en la que se encuentre el proyecto.
Cuando se oferta un proyecto o un bien manufacturado como en estos casos, siempre se ofrece un precio de venta y se determina un costo esperado para determinar el margen a generar para cubrir tanto costos y gastos indirectos y la utilidad esperada; esta es la base para la ejecución del proyecto, sin embargo en industrias como la de la construcción o aquellas que requieren largo tiempo de ejecución, normalmente los proyectos no se desarrollan conforme a lo planeado, ya sea por factores internos de desempeño, factores macroeconómicos o simplemente las condiciones de mercado, tales como disponibilidad de insumos, tiempos de entrega, incremento de precios, etcétera; es por ello que es necesario controlar y administrar los costos desde el inicio del proyecto.
El control de costos se debe basar en la premisas de la BOM y las modificaciones que esta pueda sufrir por incremento o reducción de materiales o sus precios, la disponibilidad y mezcla en la mano de obra (auxiliares, supervisores, encargados, obreros calificados y no calificados, entre otros) ya que la mezcla nos podrá cambiar el costo esperado en dicha mano de obra y los materiales recibidos, esto nos construirá el costo actual o costo incurrido, sin embargo también existirán ordenes de compra colocadas y comprometidas, que al adicionarlas al costo actual, obtendremos el costo total incurrido y comprometido; sin embargo esto no nos garantiza que será el costo final del proyecto ya que pueden existir ordenes por colocar, desviaciones en los materiales, e incluso toda la mano de obra que no se ha ejercido y por lo tanto no se encontrará dentro de nuestro costo actual. Esto nos dará solo una visión parcial del costo en que necesitaríamos incurrir para completar el trabajo; ahora bien, si tomamos el costo estimado originalmente y le restáramos el costo total incurrido y comprometido, tendríamos una vaga idea del costo que nos falta para completar el proyecto; sin embargo esta estimación pierde por completo las variaciones en costo de mano de obra ni aquellas que afectan la BOM; es aquí donde nos encontramos en la disyuntiva y requerimos sacar la "bola de cristal" para adivinar realmente cuanto nos falta invertir en el proyecto.
Para encontrar esta bola de cristal y poder pronosticar el costo final del proyecto, utilice un par de elementos que me permitirían determinar cual seria el costo estimado revisado al final del proyecto; estos factores fueron:
1. Porcentaje de avance
2. Variaciones en la BOM
3. Costo por hora de mano de obra actualizado por la mezcla.
Con estos elementos, me fue posible hacer una proyección del costo total al final de la vida del proyecto, esto incluso me permitiría tomar una posición conservadora en la toma de costos conforme al avance de dicho proyecto, ya que como sabemos en este tipo de operaciones es común facturar a nuestros clientes bajo el método de estimaciones por avance de obra en este caso todo ingreso debe estar correspondido por una parte del costo total esperado.
Para determinar el costo total esperado revisado, tomamos por un lado, el costo actual por hora de la mano de obra y lo vamos a multiplicar por el total de horas de mano de obra esperadas, las cuales se calculan mediante la división de las horas actuales entre el porcentaje de avance; es decir si hemos usado 100 horas y vamos al 50% de avance entonces esperaríamos utilizar un total de 200 horas; esto nos daría el costo total esperado por mano de obra. En cuanto a los materiales, utilizaríamos el costeo total de la BOM actualizada, menos los costos actuales o incurridos menos las ordenes de compra pendientes de recibir; esto sumado al costo total de mano de obra esperada, nos dará la revisión del costo total esperado por incurrir en el proyecto.
Este es el primer paso para prever en tiempo y forma las potenciales desviaciones de costo que se pueden suscitar en el proyecto. En la siguiente entrega, mostraré el reporte de proyectos donde podremos ver como se determina el costo por tomar en la facturación y como prevemos sin importar la etapa del proyecto el costo final.
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